¿Qué tipo de registros debo mantener? Servicio de ingresos internos

¿Qué tipo de registros debo mantener? Servicio de ingresos internos
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13 enero, 2021

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Puede elegir cualquier sistema de mantenimiento de registros adecuado para su negocio que muestre claramente sus ingresos y gastos. El negocio en el que se encuentra afecta el tipo de registros que debe mantener para fines de impuestos federales. Su sistema de mantenimiento de registros debe incluir un resumen de sus transacciones comerciales. Este resumen normalmente se hace en sus libros de negocios (por ejemplo, diarios de contabilidad y libros de contabilidad). Sus libros deben mostrar sus ingresos brutos, así como sus deducciones y créditos. Para la mayoría de las pequeñas empresas, la cuenta corriente comercial es la principal fuente de asientos en los libros comerciales.

Algunas empresas optan por utilizar programas de software de contabilidad electrónica o algún otro tipo de sistema electrónico para capturar y organizar sus registros. El programa de software de contabilidad electrónica o el sistema electrónico que elija debe cumplir con los mismos principios básicos de mantenimiento de registros mencionados anteriormente. Todos los requisitos que se aplican a los libros y registros impresos también se aplican a los registros electrónicos. Para obtener información más detallada, consulte la Publicación 583, Cómo iniciar una empresa y mantener registros.

Documentos comerciales de respaldo

Las compras, ventas, nómina y otras transacciones que tenga en su negocio generarán documentos de respaldo. Los documentos de respaldo incluyen recibos de venta, facturas pagadas, facturas, recibos, recibos de depósito y cheques cancelados. Estos documentos contienen la información que necesita registrar en sus libros. Es importante conservar estos documentos porque respaldan las entradas en sus libros y en su declaración de impuestos. Debe guardarlos de manera ordenada y en un lugar seguro. Por ejemplo, organícelos por año y tipo de ingresos o gastos.

Los siguientes son algunos de los tipos de registros que debe mantener:

  • Los ingresos brutos son los ingresos que recibe de su negocio. Debe conservar los documentos de respaldo que muestren las cantidades y las fuentes de sus ingresos brutos. Los documentos para los ingresos brutos incluyen lo siguiente:
    • Cintas de caja registradora
    • Información de depósito (ventas en efectivo y a crédito)
    • Libros de recibos
    • Facturas
    • Formularios 1099-MISC
  • Las compras son los artículos que compra y revende a los clientes. Si es un fabricante o productor, esto incluye el costo de todas las materias primas o piezas compradas para su fabricación en productos terminados. Sus documentos de respaldo deben identificar al beneficiario, el monto pagado, el comprobante de pago, la fecha en que se incurrió e incluir una descripción del artículo para demostrar que el monto fue para compras. Los documentos para compras incluyen lo siguiente:
    • Cheques cancelados u otros documentos que reflejen prueba de pago / fondos electrónicos transferidos
    • Recibos de cinta de caja registradora
    • Recibos y extractos de tarjetas de crédito
    • Facturas
  • Nota: Es posible que se necesite una combinación de documentos de respaldo para justificar todos los elementos de la compra.
  • Los gastos son los costos en los que incurre (además de las compras) para llevar a cabo su negocio. Sus documentos de respaldo deben identificar al beneficiario, el monto pagado, el comprobante de pago, la fecha en que se incurrió e incluir una descripción del artículo comprado o del servicio recibido que demuestre que el monto fue para un gasto comercial. Los documentos de gastos incluyen lo siguiente:
    • Cheques cancelados u otros documentos que reflejen prueba de pago / fondos electrónicos transferidos
    • Recibos de cinta de caja registradora
    • Estados de cuenta
    • Recibos y extractos de tarjetas de crédito
    • Facturas
  • Nota: Es posible que se necesite una combinación de documentos de respaldo para justificar todos los elementos del gasto.

    Gastos de viaje, transporte, entretenimiento y obsequios Si deduce los gastos de viaje, entretenimiento, obsequio o transporte, debe poder probar (fundamentar) ciertos elementos de los gastos. Para obtener información adicional, consulte la Publicación 463, Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóvil.

  • Los activos son la propiedad, como maquinaria y muebles, que usted posee y utiliza en su negocio. Debe mantener registros para verificar cierta información sobre sus activos comerciales. Necesita registros para calcular la depreciación anual y la ganancia o pérdida cuando vende los activos. Los documentos de los activos deben mostrar la siguiente información:
    • Cuándo y cómo adquirió los activos
    • Precio de compra
    • Costo de cualquier mejora
    • Deducción de la sección 179 tomada
    • Deducciones tomadas por depreciación
    • Deducciones tomadas por pérdidas por hechos fortuitos, como pérdidas resultantes de incendios o tormentas
    • Cómo usaste el activo
    • Cuándo y cómo se deshizo del activo
    • Precio de venta
    • Gastos de venta

    Los siguientes documentos pueden mostrar esta información.

    • Facturas de compra y venta
    • Declaraciones de cierre de bienes raíces
    • Cheques cancelados u otros documentos que identifiquen al beneficiario, monto y comprobante de pago / fondos electrónicos transferidos
  • Impuestos sobre el empleo Hay registros de impuestos sobre el empleo específicos que debe llevar. Mantenga todos los registros de empleo durante al menos cuatro años. Para obtener información adicional, consulte Mantenimiento de registros para empleadores y la Publicación 15, Circular E Employers Tax Guide.